Pendokumentasian Pelaksanaan SPMI merupakan dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencatat/merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentu sebagai bagian tak terpisahkan dari Standar Mutu dan Pedoman Pelaksanaan Mutu.

Pendokumentasian Pelaksanaan SPMI disusun untuk digunakan sebagai berikut:

1. Alat untuk mencapai / memenuhi / mewujudkan isi standar mutu.
2. Alat untuk memantau, mengontrol, mengendalikan, mengkoreksi, mengevaluasi pelaksanaan SPMI.
3. Bukti otentik untuk mencatat / merekam pelaksanaan SPMI secara periodik.

Pendokumentasian Pelaksanaan SPMI berkaitan dengan Standard dan Pedoman Pelaksanaan PPEPP yang mempunyai cakupan pada pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu meliputi Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat. Pendokumentasian Pelaksanaan SPMI di Universitas Wahid Hasyim jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan dan peruntukannya masing-masing dan disesuaikan berdasarkan SN Dikti dan yang telah ditetapkan oleh Unwahas.

Tujuan dari penyusunan Pendokumentasian Pelaksanaan SPMI adalah sebagai berikut:

1. Untuk mencari temuan dari praktik penyelenggaraan pendidikan yang tidak sesuai dengan isi standar yang telah tetapkan.
2. Untuk mencatat dan merekam tindakan dari pejabat yang berwenang dalam mengkoreksi setiap penyimpangan dari isi standar yang dilakukan misalnya oleh dosen, karyawan non dosen, pejabat struktural, dan sebagainya.
3. Untuk evaluasi diri yang dilengkapi dengan checklist berisi pertanyaan atau data yang dibutuhkan yang harus diisi oleh setiap prodi.